根据市编办《关于印发〈推进区县（市）机构编制管理基础建设三年行动方案〉的通知》要求，武陵区编办积极行动，扎实工作，提前完成机构编制管理台账系统的建设。为保证系统建设的速度和效果，武陵区编办按照以下四个步骤开展工作。

一、整理文件

一是全面收集1988年武陵区成立以来的所有机构编制管理文件，包括编办档案室现有文件和已存入档案馆的文件；二是对收集的文件进行甄别，筛选出需要录入的文件；三是对筛选出的文件按年代和单位进行分类。

二、建立台账

一是对分类文件进行扫描，对扫描的电子档按单位和年代建立文件夹，对纸质档按单位存档；二是对照各单位的文件，按照时间先后顺序及《机构编制管理台账》的要求依次录入相关数据；三是为录入文件的文号建立超链接。

三、形成系统

在单位文件夹、《机构编制管理台账》《机构编制情况汇总表》之间建立超链接，让三者形成一个统一的整体，成为一个功能较为齐全的机构编制管理台账系统，在今后查阅资料的时候，只需要打开《机构编制情况汇总表》即可以查阅到相关信息。

四、综合利用

机构编制管理台账系统建设完成后，一是可以利用其查询各单位内设机构、职数、编制及其演变情况；二是为各单位机构编制史的编撰提供了重要数据支撑；三是与省级机构编制综合管理平台互为印证，保证了数据的准确性。